Fachseminar
Themenbereich: Projektmanagement
Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung - Projekte erfolgreich führen in Zeiten von KI und hybridem Arbeiten
Schwerpunkte
Block 1 (120 min) - Projekte in der öffentlichen Verwaltung Grundlagen, Business Case und Initialisierung
- Was ein Projekt im Verwaltungskontext ausmacht: Abgrenzung zur Linientätigkeit und zu Daueraufgaben sowie typische Projektarten in der öffentlichen Verwaltung
- Besonderheiten öffentlicher Projekte: politische Rahmenbedingungen, Haushalts- und Vergabelogik, Beteiligungspflichten und ihre Auswirkungen auf das Projektvorgehen
- Klassische, agile und hybride Vorgehensmodelle: Wasserfall, Scrum, Kanban und hybride Ansätze im Überblick sowie Entscheidungskriterien für die Wahl des passenden Modells im Verwaltungskontext
- Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und Business Case: monetäre und nicht-monetäre Nutzenargumente, Bezug zur Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (WiBe) und überzeugende Argumentation gegenüber Politik, Verwaltungsspitze und Aufsicht
- Projektinitialisierung: Projektauftrag, Zielsystem, Projektsteckbrief und Stakeholder-Analyse
- Aufbau einer tragfähigen Projektorganisation - Auftraggeber, Lenkungskreis, Projektleitung, Teilprojektleitung und Fachbeteiligte
- Praxisbezug: gemeinsame Erarbeitung eines Mini-Business-Case anhand eines exemplarischen Verwaltungsvorhabens.
Block 2 (90 min) - Planung, Steuerung und Erfolgsfaktoren warum Projekte gelingen und woran sie scheitern
- Projektplanung in der Verwaltungspraxis: Phasen, Meilensteine, Arbeitspakete und realistische Aufwandsschätzung
- Projektsteuerung und Controlling: Statusberichte, Ampellogik, Eskalationswege
- Risikomanagement und Umgang mit Unsicherheit: frühzeitige Erkennung kritischer Entwicklungen
- Erfolgsfaktoren und Ursachen des Scheiterns: Erkenntnisse aus Forschung und Verwaltungspraxis zu unklaren Aufträgen, schwachen Auftraggeberrollen, fehlenden Ressourcen, kulturellen Widerständen und mangelnder Kommunikation
- Projektabschluss und Übergang in den Regelbetrieb: Hypercare, Wissenstransfer und nachhaltige Verankerung der Projektergebnisse in der Linienorganisation
- Praxisbezug: kollegiale Reflexion realer Projektsituationen der Teilnehmenden anhand strukturierter Erfolgs- und Risikofaktoren.
Block 3 (90 min) - Projektkommunikation und Führung in hybriden Zeiten
- Inhaltliche Schwerpunkte:
- Stakeholder-Kommunikation und zielgruppengerechte Kommunikation: Stakeholder-Analyse und passende Kommunikationsformate von der operativen Fachebene bis zur politischen Spitze
- Projektführung in hybriden Settings: virtuelle und gemischte Teams souverän steuern, Meeting-Architektur aus Jour fixe, Lenkungskreis, Workshops und asynchronen Formaten
- Konfliktmanagement und Umgang mit Widerstand: typische Widerstandsmuster in Veränderungsprozessen und konkrete Handlungsoptionen für die Projektleitung
- Werkzeuge der Projektkommunikation: Statusberichte, One-Pager, Roadmaps, visuelle Formate
- Praxisbezug: Entwicklung eines Kommunikationsplans für ein eigenes Projekt der Teilnehmenden.
Block 4 (120 min) - KI im Projektmanagement Werkzeuge, Verantwortung und Praxis
- Anwendungsfelder Künstliche Intelligenz im Projektmanagement: systematischer Überblick entlang des Projektlebenszyklus von der Initialisierung über Planung und Steuerung bis zu Kommunikation und Abschluss
- Konkrete KI-Werkzeuge und wirksame Prompts für die Projektarbeit Demonstrationen aus der Praxis und übertragbare Prompt-Bausteine für typische Projektaufgaben
- Verantwortungsvoller Einsatz generativer KI in Verwaltungsprojekten: Datenschutz, IT-Sicherheit und EU AI Act sowie Grenzen, Risiken und die Verantwortung der Projektleitung
- Aufbau von KI-Kompetenz im Projektteam: wie sich generative KI nachhaltig in die eigene Projektarbeit und in die Verwaltungsorganisation integrieren lässt
- Praxisbezug: Live-Demonstration ausgewählter KI-Werkzeuge für die Projektarbeit.
Das Seminar befähigt Beschäftigte und Führungskräfte der öffentlichen Verwaltung, Projekte unter den besonderen Rahmenbedingungen des öffentlichen Sektors souverän zu planen, zu steuern und erfolgreich abzuschließen. Es verbindet bewährte Methoden des Projektmanagements mit den Realitäten kommunaler und staatlicher Organisationen - von der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung über die hybride Projektführung bis zum verantwortungsvollen Einsatz generativer KI. Praxisbeispiele aus laufenden Digitalisierungs- und Transformationsvorhaben sichern den unmittelbaren Transfer in den eigenen Arbeitsalltag.
Das Seminar ist eine Kooperationsveranstaltung von GIBT Colleg e. V. (Veranstalter) und dem Kommunalen Bildungswerk e. V.
GIBT Colleg e.V. und KBW e.V. stehen für die handlungsorientierte Vermittlung anspruchsvoller Fachthemen in der beruflichen Praxis.
Beschäftigte und Führungskräfte der öffentlichen Verwaltung, die Projektverantwortung übernehmen oder bereits in Projekten mitwirken. Es ist bewusst breit aufgestellt und adressiert sowohl Einsteigerinnen und Einsteiger mit erster Projektverantwortung als auch Fortgeschrittene, die ihre Praxis reflektieren und um aktuelle Themen wie hybride Führung und KI-Einsatz erweitern möchten. Spezielle Vorkenntnisse sind nicht erforderlich.
keine
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Termine
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08.10.2026
09:00 bis 11:00 Uhr
15.10.2026
09:00 bis 11:00 Uhr
22.10.2026
09:00 bis 11:00 Uhr
29.10.2026
09:00 bis 11:00 Uhr
Achtung Termine nicht zusammenhängend!