Bundesprüfertage® 2019

Qualitätsmanagement in der kommunalen Rechnungsprüfung: Ein stufenweises Vorgehen – von der Selbstevaluation zum Peer Review – ein Erfahrungsbericht

Die außerordentlich große Bedeutung des Qualitätsmanagements wird in der öffentlichen Finanzkontrolle zunehmend erkannt. Prüfungen sind Vertrauensgüter, d. h. die Adressaten der Prüfungsleistungen müssen darauf vertrauen können, dass die Prüfungen effektiv und effizient durchgeführt worden sind. Nur dann werden sie die Prüfungsfeststellungen und erforderlichen Maßnahmen akzeptieren und umsetzen. Das Thema Qualitätsmanagement ist in Praxisuntersuchungen aufgegriffen und der Begriff Qualität durch eine Vielzahl von Einzelkriterien messbar gemacht worden. Favorisiert wurde das Modell des stufenweisen Vorgehens, ausgehend von einer kritischen Bestandsaufnahme des eigenen Qualitätsmanagements bis hin zur Selbstevaluation mit unabhängiger Validierung (Peer Review). Das Peer Review ist weiterhin als Lernprozess konzipiert. Im Vordergrund steht die Veränderung und nicht das Aufzeigen von Defiziten. Das Modell der Selbstevaluierung mit unabhängiger Validierung hat in anderen Praxisbereichen, z. B. in der Internen Revision, bereits eine gewisse praktische Bedeutung, noch nicht aber in der kommunalen Rechnungsprüfung. In den Vortrag fließen deshalb auch die Erfahrungen ein, die mit einem (abgeschlossenen) Pilotprojekt gewonnen worden sind. Es sollen der Nutzen, aber auch die Fallstricke aufgezeigt werden, die mit diesem Qualitätsinstrument verbunden sind.

§ 2b UStG – Anforderungen an die Rechnungsprüfung – insbesondere unter dem Gesichtspunkt der Begleitung der Umstellungsprozesse durch die Rechnungsprüfung

Mit dem Wegfall des § 2 Abs. 3 UStG und der Einführung des neuen § 2b UStG ändern sich die Grundsätze für die Umsatzbesteuerung der juristischen Personen des öffentlichen Rechts, insbesondere der Kommunen und kommunalen Unternehmen, dergestalt, dass unter bestimmten Voraussetzungen auch die Vermögensverwaltung sowie Tätigkeiten im Hoheitsbereich der Steuerpflicht unterliegen. Das neue Recht gilt seit dem 01.01.2017 und ist, nach Gebrauch machen von der Optionsfrist, längstens ab 01.01.2021 verbindlich umzusetzen. Schonfristen werden die Finanzämter nicht einräumen. Das Haftungsrisiko für Steuerschulden tragen Bürgermeister und Landrat persönlich. Mit der gesetzlichen Festschreibung der Neuregelung obliegt es den öffentlichen Körperschaften, bis spätestens zum 31.12.2020 ihre wirtschaftlichen Betätigungen zu analysieren und der neuen Rechtslage anzupassen. Mit dieser notwendigen Anpassung gehen vermehrt Umsetzungsprobleme bei der Vorbereitung auf den neuen § 2b UStG in allen Tätigkeitsbereichen einher. Diese anspruchsvollen und neuen Herausforderungen sind aus Sicht einer modernen Rechnungsprüfung zu beachten. Es ist daher geboten, die Umstellungsprozesse im Rahmen einer ex-ante-Prüfung durch das Rechnungsprüfungsamt zu begleiten.

Empirische Untersuchung von Rechnungsprüfungsämtern: Stellen, Eingruppierungs- und Personalstruktur, Schlussfolgerungen

Der Wandel der Anforderungen an die kommunale Rechnungsprüfung (z. B. ein verstärkter Fokus auf einen führungsunterstützenden Charakter von Prüfungen und die Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit der Verwaltung, die Zunahme wirtschaftlicher Betätigung, die Digitalisierung und ein neues Rechnungswesen) beeinflusst den Personalbedarf der Rechnungsprüfungsämter sowohl in quantitativer als auch in qualitativer Hinsicht. Die Diskussion über das „Leitbild einer modernen kommunalen Rechnungsprüfung“ (Richter 2013) und die daraus zu ziehenden Schlussfolgerungen gaben Anlass, die Personalstellen von städtischen Rechnungsprüfungsämtern sowie die Qualifikations- und Altersstruktur ihres Personals näher zu beleuchten, dabei auch etwaige Unterschiede zwischen den Bundesländern herauszuarbeiten. Im Rahmen des Vortrags werden die Ergebnisse der empirischen Untersuchung vorgestellt, an der sich 61% der städtischen Rechnungsprüfungsämter beteiligt hatten, und Hinweise für die zukünftige Entwicklung gegeben.

Changemanagement in der Revision – Praxisschritte zu einer wirksamen Führungsunterstützung

Die kommunale Revision befindet sich in einem tiefgreifenden Veränderungsprozess. Der Wandel althergebrachter Rechnungsprüfung zum modernen Leitbild einer wirksamen Führungsunterstützung umfasst sämtliche Arbeitsgrundlagen, Arbeitsabläufe, Prüfungsmethoden und Prüfungsschwerpunkte. Er stellt hohe Anforderungen an Leitung und Mitarbeiter kommunaler Prüfungsämter, aber auch an die Verwaltungsleitung in der Akzeptanz und Unterstützung dieser neuen Rolle. Der Referent zeigt anhand seiner praktischen Erfahrungen auf, warum es eines Veränderungsprozesses in der Revision bedarf und wie dieser erfolgreich gelingen kann. Er geht auf damit zusammenhängende Themen wie Personal- und Organisationsentwicklung, Projektmanagement, Risikomanagement, Wissenstransfer/Generationenwechsel ein.

Die Prüfung der Personalverwaltung – einfach, effektiv und nachhaltig

Personalkosten sind auch in der Verwaltung oft der größte Kostenfaktor, die richtige Erfassung ist deshalb für die Beurteilung der Wirtschaftlichkeit von besonderer Bedeutung. Zu den Personalkosten gehören die Zahlungen des Dienstherrn an die Beschäftigten, die Sozialleistungen sowie die Kosten des Arbeitsplatzes, bei Beamten zusätzlich ein Versorgungszuschlag wegen der künftigen Belastungen durch Pensionszahlungen. Mit dem Vortrag soll der Blick für die Prüfung der Personalverwaltung einer Behörde oder eines ausgegliederten Betriebes geschärft werden. Der Referent zeigt auf, was die Rechnungsprüfung kontrollieren kann, soll und muss und worauf es dabei ankommt. Prüfungsansätze werden erörtert und zur Diskussion gestellt.

Die Prüfung von Verwendungsnachweisen für Fördermittel – Rechts- und Verfahrensgrundlagen, wichtige Praxisfragen

Steuerfinanzierte Zuwendungen müssen zweckentsprechend eingesetzt werden. Dabei kommt der Prüfung von Verwendungsnachweisen eine wichtige Aufgabe zu: für den Einzelfall und darüber hinaus für die optimierte Durchführung von Fördermaßnahmen und -programmen. Die Verwendungsnachweisprüfung ist zudem Anknüpfungspunkt für die Erfolgskontrolle, und hier insbesondere für die Zielkontrolle. Zweck- und Zielerreichung einer Zuwendung sind eng miteinander verbunden. In dem Vortrag werden die wesentlichen Rechts- und Verfahrensgrundlagen der Verwendungsnachweisprüfung skizziert, um daran anknüpfend aktuelle Fragestellungen und Entwicklungen zu diskutieren. Dabei wird insbesondere auf das Verhältnis zu den Prüfungen externer Instanzen wie dem Bundesrechnungshof eingegangen werden.

Die effektive und systematische Auswertung von Finanzdaten im Rahmen der Rechnungsprüfung

Inzwischen kann aus fast allen ERP-Systemen der Buchungsbestand nach dem Beschreibungsstandard – früher GDPd – jetzt GoBdU – zur Verfügung gestellt werden. Damit können die Rechnungsprüfer/innen, unabhängig vom Echtsystem, auf alle Informationen zugreifen und diese auswerten. Die Referenten zeigen auf, wie sich damit verschiedenste IT-gestützte Prüfungen realisieren und datenbasierte Prüfungsaussagen erstellen lassen.

Die erfolgreiche Einführung der E-Akte in der Rechnungsprüfung – was zu beachten ist – ein Praxisbericht

Die Kommunalverwaltungen und somit auch die Rechnungsprüfungsämter im Land Mecklenburg-Vorpommern haben bis zum 01.01.2020 die E-Akte einzuführen. Dabei sollen die Geschäftsprozesse optimiert werden, um durch die Einführung einen möglichst hohen Mehrwert zu generieren. Die Digitalisierung der Verwaltungstätigkeit erfordert generell gravierende Änderungen der Arbeitsorganisation. Diese umfassen die Neugestaltung der Arbeitsmittel, der individuellen Arbeitsweise der Prüfer/innen und der Kommunikationswege mit den Ansprechpartnern innerhalb und außerhalb der Verwaltung. Der Erfolg hängt im hohen Maße von der frühzeitigen Einbeziehung aller Beteiligten und von der Verstetigung des Lernprozesses für die Mitarbeiter und die Organisation als Ganzes ab. In der Praxis zeigen sich viele Herausforderungen: Nur wenige Verwaltungen sind auf verwaltungsweite Veränderungsprojekte hinreichend personell und methodisch vorbereitet, die Akzeptanz bei den Nutzern kann nicht vorausgesetzt werden und hängt auch von der gebotenen Lösung ab. Im Rechnungsprüfungsamt des Landkreises Ludwigslust-Parchim ergab sich aufgrund einer optimalen Konstellation der fachlichen und personellen Besetzung die Möglichkeit, einen neuen Weg bei der Einführung der E-Akte zu beschreiten. Die Referenten zeigen auf, wie es gelingen kann, eine auf die Belange der Prüfertätigkeit ausgerichtete elektronische Prüferakte mit hoher Akzeptanz erfolgreich einzuführen und damit gleichzeitig die methodischen und inhaltlichen Grundlagen für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Rechnungsprüfungsamt zu legen. Wie dabei Management-Methoden praktikabel zur Unterstützung der Verwaltungssteuerung eingesetzt werden können, wird von den beiden Prüfungspraktikern anschaulich dargestellt.